22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (1961 р.)

Офіційні документи, які будуть використовуватись на території держав-учасниць Конвенції, мають засвідчуватися спеціальним штампом «Apostille» (далі – апостиль), проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ.

Офіційні документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).

Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру, або звільняють сам документ від легалізації.

У зв’язку із набуттям чинності для України Гаазької конвенції зміни у порядку засвідчення документів сталися у відносинах лише із тими державами, які є членами цієї Конвенції і з якими до цього часу застосовувалась консульська легалізація.

Конвенція не поширюється:
— на документи, складені дипломатичними або консульськими установами;
— на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Інформацію стосовно держав, які є членами Конвенції, можна отримати на офіційному сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права www.hcch.net.

Перелік держав-учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (1961 р.)

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» від 18.01.2003 р. № 61, апостиль проставляється:

Міністерством освіти і науки, молоді та спорту України – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
До таких документів відносяться: дипломи про освіту, сертифікати про присвоєння вчених звань, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;

Міністерством юстиції України – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.
До таких документів відносяться: свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки.

Міністерством закордонних справ України – на всіх інших видах документів.
Процедура проставлення апостиля на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами, затвердженими Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 року №237/803/151/5.

Апостиль не проставляється:

— на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України;
— на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Відділ апостиля та витребування Департаменту консульської служби МЗС України приймає для проставлення апостиля такі документи:

— довідки, видані архівними установами України;
— довідки про стан здоров'я;
— довідки, видані органами МВС України;
— інші офіційні документи.
Для проставлення апостиля необхідно подати:
— паспорт заявника;
— оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем;
— документ банківської установи про оплату послуг за проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати (за умови пред'явлення його оригіналу).

Термін розгляду документів для проставлення апостиля – до 5 робочих днів.

Термін розгляду документів може бути продовжено до 20 робочих днів у разі необхідності отримання додаткової інформації для вирішення питання проставлення апостиля, про що співробітник відділу повідомить заявника під час прийому документів.

Згідно з Наказом МЗС »Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля» N253 від 22.12.2003 року, зареєстрованого Міністерством юстиції України за N1211/8532 від 24.12.2003 року, плата за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав становить, для:

— громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51,00 гривня);
— юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85,00 гривень).

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, віднесені до 1-ої і 2-ої категорій потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Прийом і оформлення документів для проставлення апостиля проводиться відділом апостиля та витребування Департаменту консульської служби щоденно (крім вихідних і святкових днів) з 09:00 до 12:00, видача засвідчених документів - з 16:00 до 17:00, (в п’ятницю – з 16:00 до 16:30).

Документи приймаються за адресою: м. Київ, вул. Велика Житомирська 2. Приміщення дипломатичної академії України (під’їзд № 2).

Додаткову інформацію можна отримати по телефону: +38 (044) 238-16-69 або за електронною адресою: cons_vld@mfa.gov.ua.

Дістатись можна від станцій метро «Золоті Ворота», «Майдан Незалежності» або ж на фунікулері від станції метро «Поштова площа». Для пасажирів тролейбусів № 16 і 18 виходити на зупинці «Вулиця Володимирська».